Propuesta de Software para Bello Arte

El sistema actual de la empresa es una joya de conocimiento

Antes de hablar de problemas, digamos la verdad: las planillas y el tablero con los que hoy se maneja Bello Arte no son simples hojas de cálculo. Son el manual de operación de la empresa, escrito en fórmulas, con años de refinamiento encima. Ahí adentro está lo que ningún software del mercado trae:

• La nómina de producción por décadas, con sus porcentajes de recepción y producción — un cálculo que ningún programa de nómina comercial sabe hacer.
• El cuadre diario de cada sede: caja, entregas, señaladores y sastres, todos los días, en seis puntos.
• Los archivos del administrador, con los que la gerencia ve la operación completa de cada sede.
• Y lo más importante: un negocio que factura todos los días apoyado en ese sistema.

La solución que proponemos no viene a botar ese conocimiento: vendría a heredarlo. Para esta auditoría estudiamos cada regla del sistema actual, una por una — y cualquier software que se construya tiene que hablar ese mismo idioma. Lo que cambiaría no es la sabiduría del sistema: es el material con el que está hecho.

El material ya no aguanta el tamaño de la empresa

Las hojas de cálculo fueron la herramienta correcta para llegar hasta aquí. Pero la empresa creció, y hoy les está pidiendo más de lo que pueden dar. Eso se paga de tres formas:

a) La misma información se digita hasta cuatro veces

Una sola venta se escribe hoy en Siigo, en la planilla de ventas, en el archivo del administrador y en el tablero del mes. Cuatro digitaciones del mismo dato son cuatro chances de equivocarse — y son horas de cajeras y administración que no están atendiendo clientes.

b) Las fuentes no se hablan entre sí: todo depende del buen ojo

Si un cliente dice que transfirió y la plata nunca llegó al banco, hoy eso solo lo descubre una persona muy pilosa cruzando a mano la planilla, Siigo y el extracto. Lo mismo con una prenda entregada sin cobrar o un abono sin registrar: el sistema no puede avisar, porque sus partes no están conectadas.

c) Y los errores cuestan plata de verdad

Archivos que se reemplazan cada mes, fórmulas que se rompen con mover una celda, y errores de digitación que terminan en la DIAN. Esto no es teoría — es lo que encontró la auditoría al cruzar Siigo contra las planillas:

Para llegar a estas conclusiones no miramos por encima. Esto fue lo que se revisó:

El mapa del problema — y del después

Telar: se digita una vez, y la información viaja sola

Proponemos construir un sistema hecho a la medida de Bello Arte. No un software comercial que obligue a cambiar cómo trabaja la empresa, sino uno que hable el idioma que ya se habla aquí: décadas, señaladores, descargas, satélites. La idea cabe en una frase: todo entra una sola vez, y de ahí salen solos los informes, las alertas y los cuadres.

Los hilos en movimiento son el corazón de la propuesta: hoy cada uno de esos caminos lo recorre una persona digitando o cruzando a mano. Con Telar, la información viaja sola. Y durante toda la transición, las planillas de siempre se seguirían llenando — pero en automático: nadie pierde su herramienta de un día para otro.

Así se vería, pantalla por pantalla

Estas son proyecciones de las tres pantallas principales, con el lenguaje de la empresa. Las cifras son ilustrativas, salvo donde se indica que salen de la auditoría.

La caja de cada sede

La nómina de producción — las décadas, calculadas solas

El panel de gerencia — lo que ustedes verían cada noche

En resumen, lo que ese tejido le entrega a la empresa

• Digitar una sola vez. La cajera registra la venta una vez y el sistema alimenta el resto — incluidas las planillas actuales, mientras dure la transición.
• Las alertas llegan solas. Nadie tiene que descubrir a ojo que una transferencia no entró: el sistema compara y avisa cada mañana — entregas sin cobro, abonos sin registrar, facturas mal digitadas antes de que cuesten IVA.
• El cliente mejor atendido. Fecha y hora de entrega con responsable, aviso automático de "su prenda está lista", y garantías con historia completa: quién la señaló, quién la hizo, quién responde.
• La nómina de producción sin sustos: las reglas de siempre, calculadas por código y explicables trabajador por trabajador.
• Ustedes preguntan, el sistema responde: ¿cuánto vendió Oviedo la semana pasada? ¿cuántas garantías cargó cada sastre este mes? Respuesta al momento, no al cierre del mes.

Los módulos, en el orden que recomendamos

Dos reglas de oro del proyecto: los números los calcula el código — la inteligencia artificial solo los lee y opina. Y nada del sistema actual se apaga hasta que el nuevo demuestre, un mes completo corriendo en paralelo, que cuadra al peso.

Cómo se hace el cambio sin frenar la empresa un solo día

• Los dos sistemas conviven. El actual sigue mandando; el nuevo corre al lado, y cada día se comparan. Solo cuando cuadren al peso, un mes entero, se le pasa el mando.
• Nadie pierde su herramienta. Las planillas del administrador se siguen llenando durante toda la transición — pero en automático.
• Se empieza chiquito: una sola sede (Premium Plaza, la de menor facturación) como piloto. Si algo no gusta, se ajusta ahí, antes de tocar las demás.
• Todo queda con historia: quién registró qué y cuándo. Las correcciones no borran — dejan huella.